Gaiaではタスクの進捗管理に「かんばんボード」デザインを採用しています。タスクの進捗に応じて、カードを移動させることでタスクの状態（例：未対応、進行中、完了など）を更新できます。一般的になりつつあり、様々な状況で使えるタスク管理フレームワークなので、誰でも直感的に利用することができます。柔軟でリアルタイムな更新が可能でチームのタスクがストレス無く管理できます。また、タスクリスト右部にある担当者やラベルを選択すると簡単に絞り込むことができます。